Porady

Co to jest apostille i kiedy jest wymagane?

apostille dokumentu

Wszystkie osoby, które załatwiają różne formalności za granicą lub posiadają dokumenty z innych krajów, powinny wiedzieć, czym jest klauzula apostille, kiedy jest wymagana i jak można ją otrzymać. Poniżej można znaleźć odpowiedzi na te najważniejsze pytania.

Czym jest apostille?

Wspominając o klauzuli apostille, należy pamiętać, że w języku polskim można spotkać się z nazwą apostylla. Klauzula apostille to poświadczenie autentyczności:

  • podpisu załączonego na dokumencie urzędowym, który został sporządzony w innym państwie,
  • charakteru działania lub tożsamości osoby, która złożyła podpis,
  • pieczęci lub stempla, którym jest opatrzony dany dokument.

Klauzula dotyczy dokumentów sporządzonych w jednym państwie, które mają zostać wykorzystane lub przedłożone w innym. Zatem należy pamiętać, że by użyć dokumentów, trzeba otrzymać najpierw apostille oryginalnego dokumentu, np. w języku angielskim. Zasady jej nadawania uwzględnione zostały w konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Została ona sporządzona w Hadze 5 października 1961 roku i jest nazywana konwencją haską. Zgodnie z jej przepisami klauzula może zostać umieszczona na dokumencie lub można ją do niego dołączyć. Podsumowując, apostille poświadcza tłumaczenie uwierzytelnione, jest gwarancją, że dokument jest zgodny z oryginałem.

Kiedy potrzebne jest apostille?

Klauzula apostille powinna być sporządzona w następujących przypadkach:

  • kiedy państwa są stronami konwencji haskiej — wykaz państw jest dostępny w internecie,
  • w odniesieniu do: takich dokumentów jak te pochodzące od urzędników i organów sądowych, dokumenty administracyjne, akty notarialne i urzędowe zaświadczenia, akty stanu cywilnego, dyplomy itp.,

Z kolei przepisy dotyczące apostille nie mają zastosowania do dokumentów, które są sporządzone przez przedstawicieli dyplomatycznych, a także dokumentów handlowych i celnych. Ponadto klauzula nie jest konieczna, jeśli przepisy państwowe upraszczają poświadczanie podobnych dokumentów. W celu prostszego zrozumienia czym jest klauzula apostille, wystarczy dodać, że potwierdza ono dokument i jego tłumaczenie przysięgłe.

Jak uzyskać apostille?

Uzyskanie klauzuli apostille jest możliwe na wniosek osoby posiadającej dokument lub tej, która go podpisała. W każdym kraju istnieją inne instytucje, które mogą nadać klauzulę apostille. W Polsce nadaje je Ministerstwo Spraw Zagranicznych lub Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego. W celu otrzymania apostille należy złożyć wniosek dostępny na stronie internetowej MSZ, dołączyć do niego dowód opłaty skarbowej, a w przypadku niektórych dokumentów także odpowiednie uwierzytelnienie.