Wszystkie osoby, które załatwiają różne formalności za granicą lub posiadają dokumenty z innych krajów, powinny wiedzieć, czym jest klauzula apostille, kiedy jest wymagana i jak można ją otrzymać. Poniżej można znaleźć odpowiedzi na te najważniejsze pytania.
Czym jest apostille?
Wspominając o klauzuli apostille, należy pamiętać, że w języku polskim można spotkać się z nazwą apostylla. Klauzula apostille to poświadczenie autentyczności:
- podpisu załączonego na dokumencie urzędowym, który został sporządzony w innym państwie,
- charakteru działania lub tożsamości osoby, która złożyła podpis,
- pieczęci lub stempla, którym jest opatrzony dany dokument.
Klauzula dotyczy dokumentów sporządzonych w jednym państwie, które mają zostać wykorzystane lub przedłożone w innym. Zatem należy pamiętać, że by użyć dokumentów, trzeba otrzymać najpierw apostille oryginalnego dokumentu, np. w języku angielskim. Zasady jej nadawania uwzględnione zostały w konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Została ona sporządzona w Hadze 5 października 1961 roku i jest nazywana konwencją haską. Zgodnie z jej przepisami klauzula może zostać umieszczona na dokumencie lub można ją do niego dołączyć. Podsumowując, apostille poświadcza tłumaczenie uwierzytelnione, jest gwarancją, że dokument jest zgodny z oryginałem.
Kiedy potrzebne jest apostille?
Klauzula apostille powinna być sporządzona w następujących przypadkach:
- kiedy państwa są stronami konwencji haskiej — wykaz państw jest dostępny w internecie,
- w odniesieniu do: takich dokumentów jak te pochodzące od urzędników i organów sądowych, dokumenty administracyjne, akty notarialne i urzędowe zaświadczenia, akty stanu cywilnego, dyplomy itp.,
Z kolei przepisy dotyczące apostille nie mają zastosowania do dokumentów, które są sporządzone przez przedstawicieli dyplomatycznych, a także dokumentów handlowych i celnych. Ponadto klauzula nie jest konieczna, jeśli przepisy państwowe upraszczają poświadczanie podobnych dokumentów. W celu prostszego zrozumienia czym jest klauzula apostille, wystarczy dodać, że potwierdza ono dokument i jego tłumaczenie przysięgłe.
Jak uzyskać apostille?
Uzyskanie klauzuli apostille jest możliwe na wniosek osoby posiadającej dokument lub tej, która go podpisała. W każdym kraju istnieją inne instytucje, które mogą nadać klauzulę apostille. W Polsce nadaje je Ministerstwo Spraw Zagranicznych lub Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego. W celu otrzymania apostille należy złożyć wniosek dostępny na stronie internetowej MSZ, dołączyć do niego dowód opłaty skarbowej, a w przypadku niektórych dokumentów także odpowiednie uwierzytelnienie.